Tiêu chuẩn trình bày biên bản trong phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL)
Khi chỉnh sửa biểu mẫu biên bản (template), chỉ cần chú ý những ô, những dòng được đánh dấu màu đỏ, có comment, dòng màu xanh... Còn lại tùy biến tùy ý như Excel bình thường.
Để thuận tiện cho các Kỹ sư sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL), từ bản 8.0 tiêu chuẩn trình bày các sheet biểu mẫu như sau:
- Ô đổ dữ liệu, có đặt Name: Màu đỏ (red). Không được xóa, nếu xóa sẽ bị lỗi. Không cần dùng trong biên bản thì: ẩn cả dòng hoặc kéo thả ra khỏi vùng in (thường là kéo xuống bên dưới vùng in biên bản thì tốt hơn). Các ô này đều có comment ghi chú chỉ dẫn, đưa chuột đến ô là hiện ra ghi chú hướng dẫn.
- Ô có link công thức: Màu xanh (blue). Không nên xóa, có thể chỉnh công thức. Không dùng thì kéo thả ra khỏi vùng in hoặc ẩn cả dòng đi.
- Ô có Name để đánh dấu vị trí mà không có dữ liệu: Có comment để đánh dấu. Không được xóa. Không dùng thì kéo thả ra khỏi vùng in hoặc ẩn đi.
- Vừa có Name, vừa có link trong 1 ô: Ưu tiên màu đỏ.
- Các ô dữ liệu bình thường có màu đen trong mẫu biên bản. Chỉnh sửa, xóa, chèn hoặc xóa dòng tùy ý.
Ví dụ: Trong mẫu biên bản nghiệm thu công việc ở hình dưới:
- Có 4 ô màu đỏ: Hạng mục, Đối tượng nghiệm thu, Vị trí thi công và mục 2. Có đặt Name, tuyệt đối không xóa khi chỉnh biểu mẫu.
- Có 12 ô màu xanh: Ngày tháng, biên bản số, công trình, địa điểm, chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công
- Có 1 ô Giai đoạn: Do chưa nhập thông tin giai đoạn nên chưa có nội dung. Nhưng khi thêm các giai đoạn vào thì công việc thuộc giai đoạn nào phải hiển thị đúng giai đoạn đó. Tác vụ đó phải lập trình, nên phải đặt Name để phần mềm biết vị trí đổ dữ liệu.
GXD thấy vui sướng, tự hào vì đã tìm ra và công bố được 1 tiêu chuẩn giúp anh/em dễ dàng sử dụng phần mềm lập hồ sơ chất lượng tốt hơn.
Khi chỉnh sửa biểu mẫu biên bản (template), chỉ cần chú ý những ô, những dòng được đánh dấu màu đỏ, có comment, dòng màu xanh... Còn lại tùy biến tùy ý như Excel bình thường.
Để thuận tiện cho các Kỹ sư sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL), từ bản 8.0 tiêu chuẩn trình bày các sheet biểu mẫu như sau:
- Ô đổ dữ liệu, có đặt Name: Màu đỏ (red). Không được xóa, nếu xóa sẽ bị lỗi. Không cần dùng trong biên bản thì: ẩn cả dòng hoặc kéo thả ra khỏi vùng in (thường là kéo xuống bên dưới vùng in biên bản thì tốt hơn). Các ô này đều có comment ghi chú chỉ dẫn, đưa chuột đến ô là hiện ra ghi chú hướng dẫn.
- Ô có link công thức: Màu xanh (blue). Không nên xóa, có thể chỉnh công thức. Không dùng thì kéo thả ra khỏi vùng in hoặc ẩn cả dòng đi.
- Ô có Name để đánh dấu vị trí mà không có dữ liệu: Có comment để đánh dấu. Không được xóa. Không dùng thì kéo thả ra khỏi vùng in hoặc ẩn đi.
- Vừa có Name, vừa có link trong 1 ô: Ưu tiên màu đỏ.
- Các ô dữ liệu bình thường có màu đen trong mẫu biên bản. Chỉnh sửa, xóa, chèn hoặc xóa dòng tùy ý.
Ví dụ: Trong mẫu biên bản nghiệm thu công việc ở hình dưới:
- Có 4 ô màu đỏ: Hạng mục, Đối tượng nghiệm thu, Vị trí thi công và mục 2. Có đặt Name, tuyệt đối không xóa khi chỉnh biểu mẫu.
- Có 12 ô màu xanh: Ngày tháng, biên bản số, công trình, địa điểm, chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công
- Có 1 ô Giai đoạn: Do chưa nhập thông tin giai đoạn nên chưa có nội dung. Nhưng khi thêm các giai đoạn vào thì công việc thuộc giai đoạn nào phải hiển thị đúng giai đoạn đó. Tác vụ đó phải lập trình, nên phải đặt Name để phần mềm biết vị trí đổ dữ liệu.
